Verwaltung von Wohnungseigentum
Auf den nachfolgenden Seiten bzw. Rubriken wollen wir Ihnen eine kurze Schilderung geben, welche Aufgaben eine WEG Verwaltung hat, welchen Service wir Ihnen bieten und was Sie von einer Verwaltung erwarten können.
- Grundsätzliche Aufgaben einer Verwaltung
- Unser Service
- Die Jahresabrechnung
- Wirtschaftsplan
- Kosten
Grundsätzliche Aufgaben einer Verwaltung
Die Eigentümergemeinschaft ist Träger der Verwaltung, d.h. genau gesagt die Eigentümerversammlung. Der Verwalter ist somit Vertretungs- und Ausführungsorgan der Eigentümergemeinschaft. Er ist Geschäftsbesorger, nicht aber Geschäftsführer.
Ihm obliegen aber nach dem Gesetz auch gewisse Aufgaben, die er als Verwalter (je nach Größe der Anlage) eigenverantwortlich ausüben kann und vor allem auch treffen muss. Er darf sich hier also nicht darauf berufen, keinen Auftrag der Eigentümergemeinschaft erhalten zu haben. Einschränkungen oder Ausweitungen dieser Eigenverantwortung sind aber möglich. Entweder im Verwaltervertrag oder durch Beschlussfassung.
Die gesetzlichen Aufgaben der Verwaltung sind in § 26 bis § 28 des WEG geregelt. Sie betreffen vor allem auch die technische und kaufmännische Verwaltung.
Der Verwalter ist immer der Gemeinschaft der Eigentümer gegenüber verpflichtet. Einzelanweisungen sind grundsätzlich nicht möglich. In der Praxis wird der Verwalter aber Einzelanweisungen prüfen, ob diese evtl. nicht doch in sein eigenständiges Aufgabengebiet fallen.
Neben der klassischen kaufmännischen, technischen und organisatorischen Verwaltung hat der Verwalter sich eigenständig in regelmäßigen Abständen vom Zustand des Objektes zu überzeugen. Er muss bei Bedarf selbständig auf die Eigentümer mit Sanierungs- oder Änderungsvorschlägen zukommen. Nur der Verwalter, der mit offenen Augen durch die Wohnanlage geht und mit den Eigentümern kommuniziert, kann auch Vorschläge einbringen.
Unser Service
Kaufmännische Verwaltung
- Zeitgerechte Erstellung der Jahresabrechnung
- Übersichtliche Jahersabrechnung, auch zur Weiterleitung als Mieterabrechnung geeignet
- Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungkosten sowie der steuerlich absetzbaren Aufwendungen aus begünstigten Handwerkerleistungen (§ 354a EStG)
- Erstellung eines individuellen Wirtschaftsplans
- Konfliktlösungen in der Gemeinschaft
- Einladung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen mit ausführlichem Protokoll und zügige Abarbeitung der Aufgaben
- Laufende Buchführung mit der Erkennung von Zahlungsstörungen
- Prüfen und Begleichen von Rechnungen
- 100%ige Trennung von Kapital einer Eigentümergemeinschaft von anderen Vermögenswerten
Technische Verwaltung
- Abstimmung der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage auf anstehende oder absehbar notwendige Investitionen
- Dadurch Vermeidung von Sonderumlagen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
- Einholung von Investitionsangeboten, Abstimmung und Überwachung der Durchführung
- Regelmäßige Anwesenheit zur eigenen Feststellung von evtl. Mängel oder Unzulänglichkeiten
- Ideeneinbringung für Zukunftsinvestitonen
- In Kooperaton mit Handwerskbetrieben aus Regensburg können wir Ihnen die laufende Pflege von „Kleinigkeiten“ auch auf kurzem Wege anbieten.
- Durchführung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
Rechtliche Verwaltung
- Vorbereitung und Abschluss von Verträgen und deren Durchführung
- Beachtung der gesetzlichen Vorschriften im Rahmen der Verwaltung und der übernommenen Sonderaufgaben
- Abstimmung mit Jursiten und Notaren in rechtlichen Einzelfragen
- Rechtliche Vertretung der Wohnungseigentümer
(Unsere „Rechtliche Verwaltung“ beinhaltet keinerlei Rechtsberatung. Hierzu sind wir schon alleine von der Berufsausbildung nicht in der Lage und dürfen diese auch nach gesetzlichen Vorschriften nicht anbieten.)
Organisatorische Verwaltung
- Rechtzeitige Vorbereitung von Eigentümerversammlungen ggf. mit der Vorbesprechung von Beschlussanträgen
- „Lautlose“ Durchführung von Eigentümerversammlungen
- Verständnisvolle und rechtzeitige Protokollierung
- Einbindung es Verwaltungsbeirates in wichtigen oder außergewöhnlichen Fragen
- Offene Kommunikation mit den Eigentümern und Handwerkern
- Einbringung von Vorschlägen seitens der Verwaltung
Mit Hausverwaltungcompact einfach verwalten!
Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung ist eines der wichtigsten Bestandteile einer guten Verwaltung. Hier geht es um Geld. Und zwar Ihr Geld und Ihr Vermögen.
Darum muss eine Jahresabrechnung folgende Merkmale aufweisen:
Geprüfte Zahlen
Übersichtliche Darstellung
Geeignet um hieraus sofort die Mieterabrechnung zu erstellen
Steuerlicheer Ausweis gem. § 35a EStG mit haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen
Zeitnahe Abrechnungen
Darlegung des Gesamtvermögens zum Stichtag mit Aufteilung auf Barvermögen, Sachvermögen (z.B. Heizölvorrat) sowie Forderungen und Verbindlichkeiten
Übersicht über die Verwendung der Instandhaltungsrücklage (Ausgaben und Einnahmen)
Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage im Jahresvergleich
Prognosen
Wirtschaftsplan
Der Wirtschaftsplan wird für das künftige Wirtschaftsjahr erstellt und soll einen Überblick über die zu erwartenden Kosten geben. Daraus kann dann auch eine eventuelle Anpassung des monatlichen Hausgeldes abgleitet werden.
Es ist wichtig, im Wirtschaftsplan auch die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage anzupassen. Und zwar anzupassen an zu erwartende Investitionen, auch wenn diese erst in einigen Jahren getätigt werden sollen. Hierdurch kann man in der Regel Sonderumlagen vermeiden.
Einzelpositionen
Für alle einzelnen Positionen muss ein Ausweis erfolgen
Alle Positionen sind betragmäßig zu überdenken
Die schriftliche Ausarbeitung der Kostenpositionen gibt Sicherheit in den künftigen Zahlen
Kostenvergleich zu den Vorjahren mit Abweichungsanalyse
Wirksamkeit
Ein Wirtschaftsplan ist in einer Eigentümerversammlung zu besprechen und zu beschließen. Die Grundlage für einen neuen Wirtschaftsplan sowie deren zahlenmäßigen Gestaltung ist zusammen mit der Einladung zur Eigentümerverammlung an alle Eigentümer auszuhändigen.
Ein Wirtschaftsplan ist mit einer einfachen Mehrheit gültig.
Kosten einer WEG Verwaltung
Die Kosten der Verwaltung werden in der Regel nach Wohnungseinheiten berechnet. Sind Garagen bzw. Tiefgaragenstellplätze vorhanden, werden diese in die Gesamtberechnung mit einbezogen.
Die Gebühren sind monatliche Gebühren, die im Monat vorschüssig bezahlt werden.
Die Höhe richtet sich nach dem tatsächlichen (oder geschätzten) Arbeitsaufkommen. D.h. bei älteren sanierungsbedürftigen Anlagen dürften die Vergütungssätze höher sein, als bei Neubauten ohne großen Erhaltungsaufwand. Mit Einfluss kann auch haben, welche Heizungsart verbaut ist. Ist für die Heizung eine Sammelabrechnung notwendig, oder werden die Heizkosten von den jeweiligen Eigentümern direkt bezahlt.
Ebenfalls mit ausschlaggebend ist die Größe der Anlage. Gewisse Aufgaben des Verwalter sind von der Zeit und von der Verantwortung her unabhängig von der Größe der Wohnanlage. Andere Arbeiten und Aufwendungen sind aber sehr entscheidend größenabhängig.
Beschäftigt die Gemeinschaft festangestellte Mitarbeiter inkl. deren Sozialversicherungs- und Lohnabrechnungen.
Generell kann man aber sagen, je größer eine Wohnanlage ist, umso geringer die monatliche Verwaltervergütung pro Einheit.
Eine monatliche Vergütung kann von € 15/Einheit bei Großanlagen bis zu € 50/Einheit bei Kleinstanlagen gehen.